1 февраля 2016
Зачем и как добавлять файлы в Датаграв?
Если Вы долго и часто работаете с документом, и Вас несколько – Ваш документ непременно расползается множеством ветвящихся версий: "MyDocNew", "MyDoc31_13_2013", "MyDocVeryFinal" etc. , среди которых распознать по-настоящему актуальную бывает нелегко. В результате, кто-нибудь обязательно начинает с энтузиазмом, достойным лучшего применения, править и комментировать уже давно устаревшую версию, рассылает свою правку остальным, те реагируют по-разному и т.д. Вскоре действительно актуальной версии просто не оказывается в наличии, и работу по согласованию приходится начинать заново.

Пуще всего версии ветвятся, если Ваш коллектив общается по электронной почте. Одна из проблем заключается в том, что лист рассылки постоянно меняется. Как-то решить проблему можно, создав почтовую группу для общения, например, "Наша пивоварня". Подразумевается (но не всегда работает), что рабочий процесс в таком случае ведется только в ней. Но что, если инвестор решит сепаратно направить документ юристам, не ставя технических специалистов в копию? Результатом будет какой-нибудь "Бизнес-План-Юр+", с комментариями юристов, актуальность которых не будет очевидна никому из тех, кто наткнется где-нибудь на этот документ (сам "Бизнес-План" ведь продолжит жить своей жизнью).

Если Вы храните Ваши документы в облачном файлообменнике или на сервере компании, это, теоретически, должно помочь – по крайней мере, версии будут ветвиться хотя бы в каком-то одном месте, а не на нескольких машинах одновременно. Однако и тут есть проблема – старые версии важно не удалять, в результате чего появляются многочисленные папки history, arj, coprolite и проч. Всем этим файлам не помешали бы аннотации.

Если Вы работаете с простым линейным текстом, – служебной запиской, справкой, интернет-статьей, – сколько бы комментариев, версий и правок он ни содержал, работайте с самого начала в Датаграве: вклад любого из участников мгновенно будет доступен всем, кого он касается, удобно управлять доступом, назначать фрагменты текста в качестве задач и т.п. И нет никакого конфликта версий, и, даже если из-за необузданного энтузиазма кого-то из участников он возникает, то легко снимается наследованием.

Но даже если Ваш случай сложный, и Вы работаете не с текстом, а с нелинейными тексто-цифро-визуальными сущностями вроде презентаций, таблиц или картинок, дг может повысить качество Вашей жизни и снять накал страданий.

Просто прикрепите к записи файл.

Файл можно прикрепить к записи, выбрав значок "скрепка" в окне редактирования записи. Можно также перетащить файл с десктопа в поле ввода дг-текста.

Датаграв отличается от большинства файлообменников тем, что любой загруженный файл можно снабдить простой и понятной записью-аннотацией, которая бы характеризовала его происхождение, назначение, аудиторию – всё, что важно в этом конкретном случае. Вам больше нет нужны пытаться вставлять всю значимую информацию в название самого файла. Вы также можете присвоить записи с приложенным файлом датировку, то есть указать дату последнего обновления документа.

Старые и альтернативные версии документа можно "гравитировать" – складывать на основание основной версии или убивать наследованием: основная версия назначается наследником, убитую версию можно потом будет легко извлечь из истории, если вдруг потребуется. Так вокруг основной записи постепенно будут гравитироваться прочие и старые версии, убитые ей записи, комментарии, вопросы и задачи.

Запись-аннотация с прикреплённым к ней файлом будет обновляться синхронно везде, куда она скопирована. Её можно копировать на столько страниц, сколько нужно, и не беспокоиться о том, что кто-то поправит что-то в одном проекте или хранилище, и версии начнут расползаться.
Важно: чтобы обновить прикрепленный файл (прикрепить новый), Вам нужно сначала открепить старый. Так же меняется принудительная датировка: отменяете старую, добавляете новую. Датировка не является обязательным атрибутом или действием. Точное время любого изменения, в любом случае записывается в историю записи автоматически.

Если Вы однажды создали запись с аннотацией документа, для поддержания актуальности документа достаточно регулярно обновлять приложенный файл и указывать дату последнего обновления. Вы можете также добавлять свои комментарии, уточняя аннотацию содержимого.

Все файлы, которые были когда-либо прикреплены к записи, хранятся в её истории, и их можно скачать непосредственно со страницы истории записи.