15 февраля 2016
"Статус+шаг": удобный способ держать под контролем рабочий процесс
Большинство задач, которые мы решаем каждый день, являются частью более широких процессов. Например, получение визы является шагом к выполнению задачи "Поехать в Грецию", а "Поехать в Грецию", в свою очередь, шагом к исполнению детской мечты "Увидеть место, была найдена маска Агамемнона". Более того, задачи, которые мы решаем, часто повторяются: мы получаем визу раз в несколько лет, но каждый раз нам приходится словно заново узнавать телефон и адрес центра и список необходимых документов. Решив приготовить еду, ищем рецепт в интернете.

Это происходит потому, что информация, часто остается всего лишь куском текста, не включенным в рамки широкого процесса. В принципе, любое дело, начиная от профессиональной задачи, заканчивая решением легкой бытовой трудности, представляет собой звено цепи. Мы не видим этой цепи, так как память наша не безгранична и она неизменно вытесняет информацию, которая нами используется нечасто. И процесс получения визы или любого другого документа (который, кстати, некоторым людям в силу их неорганизованности кажется практически непосильной задачей) из процесса превращается в просто "Получил визу". А как – это придется узнавать заново, если визу придется получать снова.

Эту проблему мы решили в Датаграве. Информация представлена у нас в форме текста, текст – в форме коротких записей. Любая запись имеет историю изменений. Это все равно что Вы бы описывали опыт получения визы в дневнике: "Я должен был взять с собой паспорт, приглашение, пять тысяч и прийти по адресу... Когда пришел, оказалось, что забыл... Пришлось возвращаться, но было уже закрыто, потому что центр работает до..." и т.д. Только в Датаграве запись выглядит, как "Получил паспорт с визой", и при желании мы в любой момент можем посмотреть историю этой записи. В Датаграве запись отражает процесс, включает действие или событие в целую цепь действий или событий.

Для того чтобы посмотреть историю записи, нужно открыть ее страницу-основание и нажать кнопку "История". История записи – это чрезвычайно удобный инструмент. Возможность посмотреть историю записи незаменима в ситуации, когда запись редактировали несколько человек или когда информация, содержащаяся в записи, периодически актуализируется.
Сегодня нас интересует ситуация, когда нам необходимо выполнить многоступенчатую задачу.

Предположим, мы работаем в сфере продаж или наша работа заключается просто в налаживании отношений с рядом клиентов. Это не очень интересно, зато крайне актуально сейчас, когда все что-то продают.

В среднем мы договариваемся о заключении контракта с десятью клиентами одновременно. Они у нас хранятся в форме списка. Для того чтобы было удобно работать с клиентским списком, мы его организовываем следующим образом:
Делаем запись "Сотрудничество с компанией "Сплю и вижу" кажется перспективным" и ставим тег #статус. Однако эта запись не является началом процесса заключения контракта. Ну кажется и кажется, мало ли что кому кажется. Запись может храниться на сервере годами перед тем, как будут предприняты первые шаги.

Поэтому мы меняем текст этой записи на "Сотрудничество с компанией "Сплю и вижу" кажется перспективным. Узнать больше о компании и сформулировать наше предложение о сотрудничестве" и ставим тег #статус+шаг, где статус – это наша предварительная оценка, а шаг – поиск информации и составление письма.

После того как письмо было составлено, мы меняем текст нашей записи на "Письмо составлено и отправлено. Ждем ответа, если ответ не приходит в течение недели, в следующий понедельник пишем повторно" и оставляем на месте наш тег #статус+шаг.

При удачном раскладе следующая правка будет выглядеть как "Получили ответ с предложением о личной встречи. Нужно согласовать время с К.". И опять тот же самый #статус+шаг.

Что это значит? Это значит, что вся информация о клиенте и работе с ним у нас содержится, по сути, в одном предложении. Вся актуальная информация содержится на поверхности: какова ситуация с сотрудничеством и какой следующий шаг. Чтобы узнать все шаги, предпринятые на пути достижения соглашения, нам нужно открыть историю записи.

Такой способ вести дела имеет свои преимущества. Во-первых, мы видите причины и следствия: каждый следующий шаг цепляется за предыдущий. Во-вторых, необходимость указывать шаг при уточнении статуса не дает процессу приостановиться или встать совсем.

В-третьих, такой принцип работы быстро создает оптимальный план процесса заключения сделки. У нас вырабатывается последовательность шагов. Через некоторое время, мы начали замечать, что клиенты делятся на группы в соответствии с типом проблем, которые выявляются при заключении контракта. Мы всегда можем посмотреть, как решалась та или иная проблема, просто взглянув на историю сотрудничества с похожим клиентом. Иногда мы расцениваем некоторые шаги как неверные.

в-четвертых Eсли сотрудничество с клиентом было приостановлено на некоторое время, при попытках возобновления мы всегда можем начать там, где остановились в прошлый раз. Историю записи может посмотреть и другой специалист, если тот, кто занимался этим в прошлый раз, уволился и занялся другим делом. Это серьёзно упрощает процесс передачи дел при смене сотрудников или при перераспределении обязанностей между ними, что бывает чаще.

В-пятых, лист записей вида "статус+шаг" может составить полную картину работы сотрудника. Активные проекты видит как сам работник, так и его начальник. Если лист организован правильно и ведется исправно, он снимает проблему контроля и самоконтроля. Босс всегда может увидеть, что сделано, что не сделано и что должно быть сделано в ближайшее время: он может полностью контролировать рабочий процесс. Это играет на руку сотруднику, ведь часто мы попадаем в ситуации, когда начальство нам пытается доказать, что мы ничего не делаем. А Датаграв запоминает каждое действие.
Такой способ ведения отчетности мы называем "Стол процессов". О нем будет подробнее рассказано в следующем блог-посте. Следите за обновлениями!