23 февраля 2016
Стол процессов: и приятно, и полезно одновременно
Чтобы поддерживать отношения внутри группы людей, у группы должны быть правила. Если люди в группе объединены общими задачами, рано или поздно встает вопрос контроля: каким образом одни могут контролировать работу других, тратя на это как можно меньше времени и сил.

Руководитель должен знать, кто чем занимается и кто за что отвечает; кто обеспечил результат или почему результата нет: потому, что подчиненные ничего не делают, или потому, что в процессе выполнения возникли осложнения; когда работа будет, наконец, выполнена.

Сотруднику, в свою очередь, необходимо планировать своё время. Иметь быстрый доступ к нужной для решения задач информации. В конце концов, иметь возможность апеллировать к документированным фактам, когда его вызовут на ковер и будут упрекать в безделье.

Для организации своего труда мы используем «Стол процессов»

Стол процессов - это обычная дг-страница, на которой записаны все важные для группы задачи. Обычно для «Стола» создается отдельная группа доступа, в которую входит начальник и его сотрудник, иногда другие заинтересованные лица. Босс начинает с того, что создает запись, в которой ставит задачу, и кладет её на Стол подчиненному. Тот, выполняя задачу, или пытаясь выполнить, меняет текст записи на статус выполнения задачи.

Дальше рассмотрим ситуацию с двух сторон: начальника и подчиненного. Эти позиции в обычной жизни относительны, так что полезно прочесть обе части.

С точки зрения начальника

Начальник требует от подчиненного при обновлении статуса присваивать записи датировку. С датировкой всегда будет видно, когда последний раз она (или он) прикладывала какие-либо усилия для выполнения поручения.
Часто бывает, что у записи на Столе обновляется только датировка, например: «Снова пишу проект воззвания к народу. Идет плохо, но скоро рассчитываю закончить», и пять раз за месяц обновлена дата. Это характеризует динамику процесса и эффективность сотрудника.
Если стоит, например, задача «Договориться о встречи с Николаем» в феврале 1917 года, сотрудник обновляет запись: «Николай отъехал в Ставку, вернётся, когда закончатся волнения в столице» и добавляет датировку «22 февраля». 2 марта он обновит и датировку, и сам текст записи: «Николай решил отречься. Встречаться нет смысла». После чего запись может быть со Стола убрана.
Отречение от престола - это тот редкий момент, когда запись-статус не подразумевает следующего шага. Такая запись становится #историей. Подчиненный может тегировать её сообразно и убрать со Стола: процесс окончен.

Стол процессов приносит больше пользы, если создавать не просто записи-статусы, а записи вида #статус+шаг. Ответственный сотрудник напишет: "Николай отъехал в Ставку. Вернется, когда закончатся волнения в столице. Написать еще одно письмо 28 февраля (проект – на основании)", и присвоит записи тег #статус+шаг.

В большинстве случаев начальник контролирует рабочий процесс, получая от сотрудников еженедельные отчеты.

Стоит сразу сказать, что дг-стол процессов отменяет практическую необходимость отчётов. Но может остаться формальная необходимость, определенная внутренними распорядками организации. В этом случае Датаграв позволяет изготовлять такие еженедельные отчёты в полуавтоматическом режиме: просто снимать их со стола процессов.

Если Стол отлажен и работает хорошо, т.е. работник вовремя двигает статусы (например, не позже 24 часов после действия или события уточняет соответствующую запись) – отчёты не нужны вообще. Отчёты зло, они крадут время у начальника и подчинённого и неминуемо отойдут в прошлое. Если сотрудник хорошо ухаживает за Столом, начальнику вполне достаточно наблюдать за ним, за лентой и за входящими назначениями (тройной контроль!) чтобы понять, насколько его подчинённый хорош или хороша.
Едва ли не главное преимущество стола процессов – на нём видно не только, что сделано, но и что не сделано и по чьей вине. Что запрокрастинировано и когда, гадать не нужно.

С точки зрения сотрудника

Стол процессов позволяет хранить информацию там, где она постоянно востребована.


Стол организован, как перевёрнутое дерево. Или так: если вся Ваша информация – это дерево, то на Столе собраны его самые быстрорастущие ветки. На основании "Николай не отвечает на телеграммы; телеграфировать Михаилу Александровичу, предложить принять диктаторские полномочия" (#статус+шаг) должно быть обстоятельно про то, кто такой Михаил, и кто вообще такой диктатор. Через несколько часов эта запись уже будет выглядеть как "Михаил отказался. Заявляет, что у него недостаточно оснований, он всего лишь брат. Снова написать Николаю", но основание её будет прежним: опять про Михаила, опять про диктатора. Запись #статус+шаг меняется более или менее вечно, как вода в кране, а её основание только ширится, глубится и укрепляется.
Вместе с тем, жизнь наша порой наполнена компромиссами между идеалами и фантазиями и правилами, которым мы следуем, только из уважения к традиции или близким людям. Так и еженедельные, ежемесячные, еже-какие-угодно отчёты. Имея даже идеальный, совершенный и полностью устраивающий руководителя Стол процессов, мы можем быть вынуждены подчиняться в то же время общекорпоративной морали и отправлять вордом единые еженедельные отчеты, следуя правилу, принятому еще до изобретения печати.
Так, нам понадобились способы быстро сделать моментальный снимок важных изменений на вашем Столе процессов за какой-то период, предшествующий дате подачи отчетности. Чем меньше такой период, тем проще делать снимок Стола процессов.

Отчитываться так: накапливать записи для отчета на Столе, потом делать лэйаут (например, простым скриншотом и прикреплять его к заголовку) или "копировать как текст" в любой удобный редактор и, опять же, прикреплять к заглавной записи Стола. История отчетов будет храниться в истории записи-заголовка Стола.

Практика показывает, при достаточно насыщенном Столе (около 20 процессов, под каждым 1-2 записи #задача+шаг), еженедельный отчёт будет включать примерно половину всего Стола. И его формирование любым из перечисленных методов займет от 4 до 7 минут.

Или можно так: накапливаешь записи для отчета на Столе, потом просто их одним махом удаляешь. Получается, что в истории записи-заголовка каждую неделю появляется "удалено несколько сквозных записей". Потом, при сильном желании, можно вычленить. Такой подход вряд ли удовлетворит формальные требования: отчет на то и отчет, чтобы он был единым документом (лучше распечатанным), с датой, номером, автором и адресатом. "Иван Андреевич, поищите в истории удаленные со стола записи" может не прокатить. Когда-то разведки всех стран составляли представление о деятельности любой организации по мусору, который из нее отправлялся на помойки, нам вряд ли удастся приучить руководство рыться мусорных вёдрах, чтобы убедиться в нашей продуктивности.

Стол процессов может стать новым удобным способом вести отчетность. Он позволяет по-другому организовать рабочий процесс: вместо того, чтобы подводить итоги каждую неделю, мы отслеживаем состояние задач в текущий момент. Мы обновляем записи статусы сразу же, как сделан был следующий шаг к выполнению цели.

Наши примеры в данном посте касаются событий, разворачивающихся во время Февральской революции, потому что тогда все происходило крайне быстро. А если все происходит быстро и при участии большого количества людей, никто не знает, что где творится и какое решение принято. Информация ценится на вес золота, и тот, кто имеет к ней доступ, имеет наибольшее влияние и большие шансы принять правильное решение.
Возможно, если бы во время Февральской революции лица, принимающие решения, имели бы доступ к возможностям дг, события разворачивались бы совсем по-другому.